Wat doe je als secretaris met whatsapp dicussies?

Whatsapp (mijn versie althans), heeft een optie 'chat e-mailen'. Is dat wat je zoekt?

Toegevoegd na 13 uur:
Als je statutaire eisen zijn mbt quora etc, damn is het heel simpel: Dan is een besluit genoemn via/na een whatsapp discussie ongeldig, en zal er met enige regelmaat een echte bestuursvergadering moeten komen -als is het maar om de via Whatsapp voorgekookte ideen formeel vast te stellen.

WhatsApp gesprekken kun je gewoon mailen. (Zie: www.whatsapp.com/faq/nl/wp/22548236 )
Je zou dus gewoon regelmatig een dump van de gesprekken kunnen maken en deze verzamelen, net zoals je met de mails doet.

Een andere optie is afspreken dat een relevante afspraak altijd via mail bevestigd moet worden. Dan kun je die mails archiveren. De ervaring leert echter dat protocol erg veel moeite kost om te handhaven.

De derde optie is WhatsApp gewoon niet gebruiken voor dit soort overleggen...

Toegevoegd na 3 uur:
Gezien je uitbreiding...

Ik vraag me af hoe je statuten kunt ondertekenen via WhatsApp. Maar afgezien daarvan: voor officiële zaken is WhatsApp soms gewoon niet geschikt. Het bestuur moet dergelijke zaken dan ook niet via die weg afhandelen. Beschouw et simpelweg als geklets bij de koffie-automaat. Dat komt ook niet in de notulen terecht.

Maak anders eens een voorschrift welke zaken wel (en zo ja: hoe) en welke zaken niet via WhatsApp afgehandeld kunnen worden.

Toegevoegd na 3 uur:
En leg dat voorschrift via een officieel besluit vast !

Het is voor een secretaris onmogelijk om alle gesprekken en afspraken tussen bestuursleden te registreren en te archiveren. Telefoongesprekken, gesprekken na afloop van bestuursvergaderingen en bij andere bijeenkomsten, heen-en-weergestuurde SMS-jes, "geklets bij de koffie-automaat" (zoals Ozewiezewozewiezewallakristallix noemt in zijn antwoord), al die zaken zijn niet of vrijwel niet te registreren. Er moet dus worden gezocht naar een praktische oplossing.

WhatsApp-gesprekken zijn naar mijn mening te vergelijken met de voorbeelden die ik hierboven heb genoemd.

De bestuursvergaderingen worden nog regelmatig gehouden. De belangrijkste zaken worden waarschijnlijk nog altijd (tenminste gedeeltelijk) besproken in de bestuursvergaderingen. Naar mijn idee zijn er twee mogelijke oplossingen:

1. Een extra onderwerp in de notulen: ontwikkelingen via WhatsApp

Je breidt de notulen van iedere bestuursvergadering uit met een extra onderwerp, waarin je aangeeft wat er sinds de vorige bestuursvergadering via WhatsApp is besproken en besloten. Hierin worden natuurlijk alleen de belangrijkste zaken vermeld. Het lijkt mij het makkelijkste dit onderwerp bovenaan de notulen te vermelden, zodat duidelijk is wat de stand van zaken is. Daarna volgen de nieuwe besproken onderwerpen en de nieuwe besluiten van het bestuur.

In veel notulen wordt al vermeld wat de ontwikkelingen zijn geweest sinds de vorige bestuursvergadering. Zo kan men (op termijn) een goed en volledig beeld krijgen van wat er besproken, besloten en afgesproken is in en door het bestuur. De belangrijkste zaken uit de WhatsApp-gesprekken kunnen bij deze ontwikkelingen worden vermeld.

2. Ontwikkelingen via WhatsApp vermelden bij ieder onderwerp van de notulen

Bij ieder onderwerp van de notulen vermeld je apart wat er daarover sinds de vorige bestuursvergadering is besproken en besloten via WhatsApp. Daarna volgen de nieuwe besprekingen en de nieuwe besluiten over het onderwerp.

Van belang is dat men (op termijn) een goed en volledig beeld kan krijgen van wat er (in het verleden) besproken, besloten en afgesproken is in en door het bestuur. Ook zijn de gemaakte afspraken natuurlijk van belang voor de zittende bestuursleden, zodat zij deze kunnen nakomen. Met de door mij voorgestelde oplossingen worden deze twee zaken gegarandeerd.

Officiële zaken, zoals je die onderaan je toelichting hebt vermeld, moeten naar mijn idee (niet alleen via, maar ook) buiten WhatsApp geregeld worden.